Ereignisgesteuerte Prozesskette: EPK Definition, Regeln und Beispiele

Die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) als grafische Modellsprache dient der systematischen Darstellung von Geschäftsprozessen. Diese Prozesse werden mithilfe definierter Syntaxregeln und einer semiformalen Modellierungssprache erstellt. 

Im folgenden Artikel erhalten Sie alle wichtigen Informationen und eine Definition der ereignisgesteuerten Prozesskette und von relevanten Symbolen und Objekten. Außerdem benennen wir die wichtigsten Regeln der EPK, erklären die erweiterte ereignisgesteuerte Prozesskette und geben ein konkretes EPK-Beispiel und einen Leitfaden zur EPK-Erstellung. 

Inhaltsverzeichnis

1. Ereignisgesteuerte Prozesskette leicht erklärt
2. Ereignisgesteuerte Prozesskette – EPK Definition
3. EPK Symbole & Objekte
4. EPK: Regeln der Ereignisgesteuerten Prozesskette
5. eEPK – Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette
6. EPK Beispiel
7. EPK erstellen – Ein Leitfaden
8. EPK: Vorteile / Nachteile der Ereignisgesteuerten Prozesskette
9. Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur EPK

Ereignisgesteuerte Prozesskette leicht erklärt

• Mithilfe einer EPK lassen sich Geschäftsprozesse einfach und strukturiert modellieren. 
• Zudem können Vorgänge innerhalb eines Unternehmens durch die Visualisierung optimiert und analysiert werden. 
• Der ursprüngliche Gedanke bei der Entwicklung war die grafische Darstellung von Prozessen anhand bestimmter Syntaxregeln. 
• Durch die eindeutigen Regeln ist eine auf Logik aufgebaute Modellierung von Geschäftsprozessen möglich.
• Eine EPK besteht aus den drei Grundelemente Ereignis, Funktion und Konnektor. 
• Diese Elemente lassen sich in verschiedenen Reihenfolgen miteinander verbinden und sorgen für eine vielschichtige und dennoch übersichtliche Gesamtstruktur. 
• Ein EPK muss immer mit einem Ereignis beginnen und enden. 

Ereignisgesteuerte Prozesskette – EPK Definition

Die ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK) (engl. Event Driven Process Chain) ist eine grafische Modellsprache, mit der Geschäftsprozesse eines Unternehmens oder einer Organisation systematisch dargestellt werden. 

Die Methode wurde von August-Wilhelm Scheer 1992 als ein wesentlicher Bestandteil des ARIS-Konzepts entwickelt. ARIS steht für „Architektur integrierter Informationssysteme“. Gängige Anwendungsgebiete von EPK sind etwa die Prozessdokumentation, die Zuweisung von Zuständigkeiten,  die Prozesskostenrechnung  und die Analyse und Optimierung von Geschäftsprozessen. 

Die grundlegende Idee des Konzeptes liegt darin, Arbeitsprozesse mithilfe von definierten Syntaxregeln und einer semiformalen Modellierungssprache grafisch darzustellen. Grundsätzlich findet die Modellierung eines EPK-Modells von oben nach unten statt. Eine EPK besteht aus drei unterschiedlichen Elementen: 

• Ereignisse, 
• Funktionen 
• und Konnektoren. 

Unter einem Ereignis versteht man das Eintreten eines betriebswirtschaftlichen Zustandes, der eine Aktivität auslöst. Dagegen ist eine Funktion eine Aktivität, die ein Ereignis auslöst. Die drei logischen Konnektoren (UND, ODER und XOR) verbinden Ereignis und Funktion miteinander. 

Eine EPK muss unweigerlich mit einem Ereignis beginnen und mit einem Ereignis enden. Wesentliche Aspekte sind die Darstellung des Kontrollflusses, die Abbildung von Nebenläufigkeiten / Parallelitäten von bedingten Verzweigungen und Schleifen, sowei der Wiedergabe des Datenflusses.

Bei der erweiterten ereignisgesteuerten Prozesskette (eEPK) werden außerdem die involvierten Organisationseinheiten und Informationssysteme angegeben. Eine EPK ist nicht für eine formale Veranschaulichung prädestiniert, da Eigenschaften für eine Transformation in eine andere Notation nicht gegeben ist. 

EPK Symbole & Objekte

Neben den drei bereits genannten elementaren Bestandteilen eines jeden EPK gibt es noch weitere wichtige EPK Symbole und Objekte. Im Folgenden erläutern wir neben Funktion, Ereignis und Konnektoren auch Verbindungspfeile, UND-Verknüpfung, ODER-Verknüpfung (inklusives Oder), XOR-Verknüpfung (exklusives Oder) und Prozesswegweiser. Die Objekte ​​Organisationseinheit und Informationsobjekt gelten exklusiv für die eEPK.

Funktion

Eine Funktion gibt an, was nach einem auslösenden Ereignis geschieht oder gemacht werden soll (Bsp: “Auftrag bearbeiten”). Jede Aktivität, die in und während eines Geschäftsprozesses durchgeführt werden soll, muss als Funktion modelliert werden. Jede EPK muss mindestens eine Funktion beinhalten. Eine Funktion ist in der Lage, maximal einen Input und zwei Outputs / zwei Inputs und einen Output vorzuweisen. 

Ereignis

In einer EPK stellt ein Ereignis einen relevanten Zustand für die Betriebswirtschaftlichkeit und die Informationstechnologie dar (Bsp. „Auftrag erhalten”). Es handelt sich um einen eingetretenen Zustand innerhalb eines Geschäftsprozesses. In der Regel schließen sich daran noch weitere Prozessschritte an. 

Ereignisse sind bedeutende Elemente für die Steuerung einer Organisation oder eines Unternehmens. Normalerweise beginnt und endet eine Prozesskette mit einem Ereignis. Funktion und Ereignis treten in der Regel abwechselnd auf, allerdings befindet sich dazwischen meist ein Konnektor. Ein Ereignis darf maximal einen Input und zwei Outputs / zwei Inputs und einen Output haben. 

Verbindungspfeile

Ein Verbindungspfeil gibt den Fluss einer EPK an. In der Regel verläuft eine EPK von oben nach unten und wird so dargestellt. Der Verbindungspfeil ist ein gerichteter Pfeil, der zwei Elemente verbindet. 

Konnektoren

Konnektoren sind logische Verknüpfungen zwischen Funktionen und Ereignissen. Hierbei wird zwischen den drei verschiedenen Konnektoren (“ODER”, “UND” und “XOR”) unterschieden. Alle Konnektoren dürfen entweder nur eine Eingangs-, aber mehrere Ausgangslinien, oder nur eine Ausgangslinie, dafür mehrere Eingangslinien haben. 

UND-Konnektor:

Eine UND-Verknüpfung gibt an, dass alle Funktionen bzw. Ereignisse eintreten müssen, um das nachfolgende Ereignis respektive die nachfolgende Funktion auszulösen. 

ODER-Konnektor (inklusives Oder):

Die ODER-Verknüpfung gibt an, dass mindestens ein Ereignis oder mindestens eine Funktion eintreten muss (es können aber auch mehrere eintreten), damit das nachfolgende Ereignis oder die nachfolgende Funktion ausgelöst werden kann. 

XOR-Konnektor (exklusives Oder):

Die XOR-Verknüpfung gibt an, dass mindestens genau ein Ereignis oder eine Funktion eintreten darf, um das nachfolgende Ereignis oder die nachfolgende Funktion auszulösen.

Organisationseinheit (eEPK):

Die Organisationseinheit weist aus, welche Person eine Funktion ausführt. Eine Organisationseinheit kann nur mit einer Funktion verbunden werden.

Informationsobjekt (eEPK):

Informationsobjekte geben die Daten an, die für die Durchführung einer Funktion notwendig sein. Ein Informationsobjekt kann nur mit einer Funktion verbunden werden.

Prozesswegweiser:

Ein Prozesswegweiser macht die Verbindung einzelner Geschäftsprozesse möglich.

EPK: Regeln der Ereignisgesteuerten Prozesskette

Um den flüssigen Verlauf einer ereignisgesteuerten Prozesskette zu garantieren, gilt es, bestimmte Regeln zu beachten. Diese Regeln gelten teilweise allgemein, teilweise beziehen sie sich explizit auf bestimmte EPK Symbole oder Objekte.

Allgemeine Regeln:

• In einer EPK können nur folgende Symbole vorhanden sein: Ereignisse, Funktionen, Prozesswegweiser, logische Verknüpfungen (UND, ODER, XOR), Organisationseinheiten, Informationsobjekte.
• Verknüpfungen sind gültig, wenn sie direkt mit deinem vorherigen Symbol verbunden sind oder indirekt über Verknüpfungen und Linien.
• Grundsätzlich kann eine EPK nur mit einem Ereignis oder einem Prozesswegweiser beginnen oder enden.
• Eine EPK muss mindestens über eine Funktion verfügen.
• Symbole müssen durch Linien verbunden sein.
• Ereignisse können nicht direkt mit anderen Ereignissen verbunden sein.
• Funktionen können nicht direkt mit anderen Funktionen verbunden sein.

Funktionen:

• Eine Funktion darf weder vor einer weiteren Funktion noch vor einem Prozesswegweiser stehen.
• Eine Funktion kann weder einem Prozesswegweiser noch einer anderen Funktion folgen. 
• Funktionen müssen mindestens einem Ereignis folgen oder vor mindestens einem Ereignis stehen.
• Eine Funktion kann nur eine Eingangslinie haben.
• Eine Funktion kann nur eine Ausgangslinie haben.

Ereignisse:

• Ereignisse dürfen nicht vor anderen Ereignissen stehen.
• Ereignisse dürfen anderen Ereignissen nicht direkt folgen.
• Ein Ereignis geht einer Funktion voraus oder folgt einer Funktion.
• Ein Ereignis kann nur eine Eingangslinie haben.
• Ein Ereignis kann nur eine Ausgangslinie haben.

Prozesswegweiser:

• Ein Prozesswegweiser muss vor einem Ereignis stehen oder nach mindestens einem Ereignis stehen.
• Ein Prozesswegweiser kann nicht vor einer Funktion oder einem anderen Prozesswegweiser stehen.
• Ein Prozesswegweiser kann nur eine Eingangslinie haben.
• Ein Prozesswegweiser kann nur eine Ausgangslinie haben.

Verknüpfungsoperatoren

• Dürfen nicht allein stehen. 
• Sind dafür da, um Symbole miteinander zu verbinden.
• Sind dafür da, um Gabelungen in einer Prozesskette zu erzeugen.
• Verknüpfungsoperatoren müssen bei der Aufspaltung einer Prozesskette einen eingehenden Pfeil und mindestens zwei ausgehende Pfeile vorweisen.
• Sie müssen bei der Zusammenführung einer Prozesskette mindestens zwei eingehende Pfeile und einen ausgehenden Pfeil vorweisen.
• „ODER“ oder „XOR“ Operatoren, die eine Gabelung der Prozesskette darstellen, dürfen nicht auf ein Ereignis folgen.  

Organisationseinheiten (eEPK):

• Organisationseinheiten werden über gestrichelte Linien Funktionen zugeordnet oder stehen in der gleichen Zeile einer Funktion.
• Organisationseinheiten beschreiben Stellen.
• Sie basieren auf dem Organigramm einer Organisation oder eines Unternehmens.

Informationsobjekte (eEPK):

• Informationsobjekte lassen sich über Pfeile mit Funktionen verknüpfen.
• Die Pfeile zwischen einer Funktion und einem Informationsobjekt (IO) beschreiben Datenflüsse:
• IO → Funktion beschreibt den Eingangsdatenfluss („Lesen”)
• IO ← Funktion beschreibt den Ausgangsdatenfluss („Schreiben”)
• IO ↔ Funktion beschreibt den Vorgang, dass Daten vom IO in die Funktion eingelesen, bearbeitet und anschließend von der Funktion an das IO zurückgespielt werden („Lesen-Schreiben”).

eEPK – Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette

Bei der erweiterten Ereignisgesteuerten Prozesskette (eEPK) handelt es sich, wie der Name schon sagt, um eine erweiterte Version der EPK-Modellierungssprache. Wie bei der EPK werden eEPK dazu genutzt, um Geschäftsprozesse in Unternehmen oder Organisationen systematisch zu erfassen. Zusätzlich zu den bereits bekannten Symbolen der EPK wird die eEPK durch weitere Elemente, wie eine Organisationseinheit und ein Informationsobjekt, ergänzt. 

Die Anwendungsgebiete der eEPK und der Ereignisgesteuerten Prozesskette überschneiden sich. Die Wahl der beiden Modellierungssprachen ist davon abhängig, ob die Organisationseinheit oder die für die Darstellung verwendeten Informationen modelliert werden sollen. Ist die Modellierung dieser beiden Elemente erforderlich, besteht das Erfordernis für Nutzer auf die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette zurückgreifen. 

Eine erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette bedient sich genauso wie eine EPK den Anforderungen von nicht formellen Praktiken. Grundsätzlich bildet eine eEPK parallele Abläufe von Verzweigungen und Schleifen oder die Darstellung des Kontrollflusses ab. Außerdem wird der Datenfluss wiedergegeben und angezeigt, welche Organisationseinheiten und Informationsobjekte inmitten einer eEPK stattfinden. 

Erweiterte Ereignisgesteuerte Prozessketten bestehen aus standardisierten Symbolen und Elementen. Allerdings sind sie nicht für eine formale Darstellung geeignet, da sie sich nicht in formale Schreibweisen überführen lassen. 

EPK Beispiel

Ein EPK Beispiel könnte das folgende, im Anschluss visualisierte, sein. 

• Auftragseingang: Firma XY beauftragt zunächst clous damit, eine Toleranzbestimmung durchzuführen. 
• Die EPK beginnt damit, dass der Auftrag bei clous eingeht und im Ablauf des Prozesses geprüft wird. 
• Nun stellt sich die Frage, ob clous den Auftrag annimmt oder ablehnt. Hier kann nur eines der beiden Ereignisse eintreffen. 
• Sollte clous den Auftrag annehmen, wird dieser bearbeitet und am Ende schließlich fertiggestellt. 
• Lehnt clous den Auftrag dagegen ab, wird der Auftrag wieder zu dem Auftraggeber zurückgesendet.  

EPK erstellen – Ein Leitfaden

Mithilfe des folgenden Leitfadens lässt sich ganz einfach eine Ereignisgesteuerte Prozesskette erstellen. 

1. Zunächst muss das jeweilige Problem identifiziert werden. Im Anschluss wird entschieden, welcher Prozess modelliert werden soll.
2. Im nächsten Schritt erstellt man eine vollständige Liste mit allen möglichen Ereignissen und Funktionen. Die Einhaltung einer zeitlichen Reihenfolge ist nicht notwendig.
3. In diesem Schritt wird sowohl der Anfang und das Ende des Prozesses festgelegt. Mit Hinblick auf die vordefinierten Regeln handelt es sich jeweils um ein Ereignis.
4. Nun wird die erstellte Liste der Ereignisse und der Funktionen in eine geordnete zeitliche Reihenfolge gebracht.  
5. Ist die Reihenfolge festgelegt, besteht der nächste Schritt darin, die richtigen Konnektoren auszuwählen. Das Endergebnis kommt durch die vollständige Abfolge von Ereignis, Funktion und Konnektor zustande.
6. Im Anschluss wählt man ein geeignetes Tool aus, um die Ereignisgesteuerte Prozesskette zu modellieren. Beispiele hierfür sind Microsoft Powerpoint oder Lucidchart.
7. Nach der Wahl des passenden Tools müssen alle Symbole für die Ereignisse, Funktionen und Konnektoren erstellt werden.
8. Der letzte Schritt besteht darin, alle Symbole zu einer fertigen EPK in der richtigen Reihenfolge anzuordnen.

EPK: Vorteile / Nachteile der Ereignisgesteuerten Prozesskette

Wie bei so ziemlich allem weisen auch EPK spezifische Vor-  und Nachteile auf. Im Folgenden gehen wir kurz auf einzelne ein.

Vorteile EPK

Ereignisgesteuerte Prozessketten zeichnen sich insbesondere durch die einfache Lesbarkeit sowie die anwendungsfreundliche Bedienbarkeit aus. Die benutzerfreundliche Modellierungssprache ermöglicht es Personen, die keine IT-Experten sind, diese schnell zu verstehen und zu erlernen. 

Eine EPK lässt sich durch die optische Visualisierung des Prozesses, die einfache Anschaulichkeit und der intuitiven Verständlichkeit akkurat analysieren. Des Weiteren bilden diese Eigenschaften die Grundlage, die Analyse und Darstellung einer EPK zu erlernen. Eine genaue Darstellung von Prozessen lässt sich durch eine EPK umsetzen. Die Tatsache, dass es sich bei einer EPK um einen Quasi-Industriestandard handelt, untermalt dies. 

EPK werden von verschiedene Anwendungen angeboten und durch eine breite Auswahl von Tools unterstützt. Dadurch gibt es viele Möglichkeiten, EPK problemlos und ohne großen Aufwand zu erstellen. Eine übersichtliche Veranschaulichung der Abhängigkeit von Ereignissen und Funktionen lässt sich im Vergleich zu anderen Darstellungsmethoden deutlich einfacher darstellen. 

Die wenigen und eindeutigen Regeln sorgen dafür, dass die Erstellung einer EPK mit geringem Arbeitsaufwand einhergeht. Der Status eines Prozesses ist durch die Abfolge eines Ereignisses auf eine Funktion durchgehend transparent.

Nachteile EPK

EPK weisen einen Mangel in der Ausbildungsfähigkeit von kreativen und komplexen Abläufen auf. Außerdem ist die Darstellung von Überwachungstätigkeiten problematisch und lässt sich nicht einfach abbilden.

Ob die Regel, ein Ereignis auf eine Funktion folgen zu lassen, tatsächlich sinnvoll ist, lässt sich bei näherer Betrachtung hinterfragen. Im Vergleich zu einer eEPK wird bei einer EPK die Person vernachlässigt, die die Tätigkeit durchführt. Zudem geht aus EPKs nicht hervor, wie lange Wartezeiten respektive Durchlaufzeiten eines Prozesses sind. 

Schlussendlich besteht die Möglichkeit, dass die Top-Down-Modellierung zu einer unübersichtlichen Darstellung führen und den Betrachter verwirrt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur EPK

Was ist ein EPK?

Mithilfe einer Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK) lassen sich Geschäftsprozesse logisch erfassen und visuell darstellen. Des Weiteren handelt es sich bei einer EPK um eine Modellierungssprache, die für die vorherigen Zwecke verwendet wird. Die klassischen Elemente und Symbole einer EPK stellen Ereignisse, Funktionen und Verknüpfungskonnektoren dar. Im Anwendungsfall kommen EPKs üblicherweise bei der Prozessdokumentation oder für die Analyse und Optimierung von Prozessen in Unternehmen zum Tragen. 

Wie ist eine EPK aufgebaut?

Grundsätzlich beginnt und endet eine EPK mit einem Ereignis. Der Aufbau einer EPK erfolgt nach dem Top-Down-Prinzip und wird demnach von oben nach unten gelesen. Auf ein Ereignis folgt eine Funktion. Diese beiden Elemente werden durch einen logischen Konnektor verbunden. 

Wie wird ein EPK-Modell erstellt?

Die Erstellung einer EPK erfolgt zunächst, indem man sich Gedanken über den gewünschten Prozess macht. Anschließend verfasst man eine ungeordnete Liste aller möglichen Ereignisse und Funktionen und überlegt sich alle notwendigen Konnektoren. Danach wird eine gewünschte Reihenfolge festgelegt und ein Tool zur Modellierung ausgesucht. Schließlich werden alle Symbole fertiggestellt und die EPK in der gewünschten Reihenfolge angeordnet.

Was ist der Unterschied zwischen EPK und eEPK?

EPK und eEPK weisen wenig bis keine Unterschiede auf. Wie der Name sagt, ist die erweiterte Ereignisgesteuerte Prozesskette lediglich eine Erweiterung der bestehenden Modellierungssprache. Der einzig nennenswerte Unterschied sind die beiden hinzugefügten Elemente „Organisationseinheit“ und „Informationsobjekt“.