Robotic Process Automation: Definition, RPA Software & Tools

RPA Definition – Was ist Robotic Process Automation?

Robotic Process Automation (Abkürzung: RPA) ist aus dem Gebiet der Prozessoptimierung heraus entstanden. Es beschreibt den Gedanken einer Prozessautomatisierung von repetitiven, zeitintensiven, manuellen oder stark fehleranfälligen Tätigkeiten, die durch „Software Roboter“ (Bots) ausgeführt werden. Der Begriff Robotic Process Automation bedeutet auf Deutsch übersetzt „robotergesteuerte Prozessautomatisierung“. 

Inhaltsverzeichnis

1. RPA Definition – Was ist Robotic Process Automation?
2. Entstehungsgeschichte RPA
3. Wie funktioniert RPA?
4. Anwendungsgebiete – Nutzung von RPA
5. Aufgaben und Anwendungsbeispiele für Robotic Process Automation
6. Abgrenzung zwischen RPA und traditioneller Prozessautomatisierung (BPA)
7. Ziele von Robotic Process Automation
8. Vorteile und Nachteile (Herausforderungen) von RPA
9. RPA Software & Tools
10. Fazit und Bezug zur clous GmbH
11. Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Robotic Process Automation

Die Bots erlernen und automatisieren Tätigkeiten durch die Nutzung von künstlicher Intelligenz (KI), wodurch eine Zeitersparnis für das Unternehmen resultiert. Hierbei agieren die Bots ähnlich wie ein Mensch. Sie verwenden nicht nur Programmierschnittstellen (API), sondern sind zudem fähig, Anwendungssoftware über eine Präsentationsansicht zu steuern. 

Des Weiteren ermöglicht RPA die Aufzeichnung von systemrelevanten Schritten, die entweder modellgetrieben oder selbst erlernt sind. Das Aufgabengebiet ist vielfältig und behandelt Themen wie Datenabfragen, Formulareingaben oder das Einloggen und Bedienen von elektronischen Systemen.

RPA-Lösungen sind architektonisch auf Anwenderebene angesiedelt und demzufolge oberhalb der Systeme zur Ausführung der Geschäftsprozesse installiert. Die Software Bots sind mit normalen Robotern in einer Produktion vergleichbar, die manuelle Arbeit von Menschen übernehmen und dadurch deren Tätigkeiten auf der Anwenderoberfläche imitieren. Dennoch weisen Software Bots eine höhere Arbeitsleistung auf, da sie 24 Stunden an 365 Tagen im Jahr einsetzbar sind. Typische Anwendungsgebiete sind etwa das Abrufen von Internetseiten, Erstellen von Reports, Extrahieren von Daten oder das Ausfüllen von Formularen.

Entstehungsgeschichte RPA

Die Automatisierung von Prozessen ist in der Wirtschaft schon lange ein Thema, um wirtschaftliches Wachstum zu fördern und Prozesse effizienter zu gestalten. Der Begriff Robotic Process Automation wurde von Phil Fersht, Gründer und Analyst von HFS Research, im Jahr 2012 geprägt. 

Die Idee der Robotic Process Automation orientiert sich an den Industrierobotern, die hauptsächlich in der Fertigung zum Einsatz kommen und zeitsparender arbeiten als Menschen. Davon abgeleitet entstand die Idee zu RPA, wobei hier digitale Roboter zum Einsatz kommen. Diese sogenannten Bots erledigen ihre zugewiesenen Prozessschritte gemäß den Anweisungen von allein und sind bemächtigt, Programme selbstständig zu bedienen. Das Anwendungsgebiet reicht von einfachen händischen Aufgaben bis hin zur Bedienung komplex eingerichteter Software. 

Beginn der 2000er Jahre wurde RPA zunächst für Social Media Posts und Interactive Voice Response (IVR)  eingesetzt. Der nennenswerte Durchbruch von RPA fand jedoch bei der Testautomatisierung von Software-Qualitätssicherung statt. Bis 2018 stagnierte das Wachstum der Technologie bis zu der digitalen Transformation von Unternehmen und der Verbesserung von RPA-Plattformen. Aktuell ist die Technologie um RPA eine der am schnell wachsenden Gattungen der Prozessautomatisierungen.

Wie funktioniert RPA?

Robotic Process Automation zählt durch die intuitive Bedienbarkeit zu den beliebtesten computergestützten Prozessen. Im Gegensatz dazu stehen etwa Programmierschnittstellen (APIs) oder Low-Code-Entwicklung, die zusätzliches Expertenwissen verlangen und denen es an Intuitivität mangelt.

Die Aufzeichnung von Klicks oder Tastenanschlägen dient in der Praxis als Grundlage für Bots. Daraus lassen sich Arbeitsabläufe erstellen, die zu einem späteren Zeitpunkt für die Automatisierung genutzt werden können. Bei Problemen mit einer App etwa kann sich der Bot einschalten, die Schritte nachvollziehen und Feinabstimmungen vornehmen. Bei komplexen RPA-Tools kommt auch maschinelles Sehen zum Einsatz. Dadurch lassen sich Symbole oder das Layout deuten und, falls notwendig, Anpassungen vornehmen. 

RPA-Tools haben die Fähigkeit, hybride RPA-Bots zu erstellen, die einen Workflow aufzeichnen und im Anschluss automatisieren können. Andere Tools verwenden Process Mining oder Task Mining Tools, um Geschäftsprozess-Workflows zu erfassen, die später als Blueprint für RPA-Automatisierungen dienen.

Eine Verbindung zu KI-Modulen ist theoretisch ebenfalls möglich. Dadurch können RPA-Tools Fähigkeiten wie natürliches Sprechen (Natural Language Understanding, NLU), maschinelles Sehen oder über Entscheidungsmaschinen (Decision Engines) verfügen. Daraus resultiert eine intelligente Prozessautomatisierung (Intelligent Process Automation, IPA), die innerhalb kognitiver Automatisierungsmodule genutzt werden kann.

Vollautomatisierte und Teilautomatisierte Prozesse

Robotic Process Automation unterscheidet zwischen zwei Szenarien: Vollautomatisierung und Teilautomatisierung. Die Idee hinter RPA ist, die menschliche Interaktion mit den Prozessen zu reduzieren respektive zu minimieren und die Bots den Prozess so weit wie möglich selbstständig durchführen zu lassen. 

Vollautomatisierte Prozesse zeichnen sich dadurch aus, dass der Software Bot vollkommen autark, ohne menschliches Eingreifen, arbeitet. Ein menschliches Eingreifen ist nur in Ausnahmefällen notwendig. In der Regel reagiert der Bot auf einen festgelegten Trigger (bspw. Ankunft einer Mail mit einem bestimmten Inhalt), um daraufhin festgelegte Aktivitäten durchzuführen. Er tut dies auch, wenn kein „menschlicher Mitarbeiter“ im System angemeldet ist. Die Vollautomatisierung findet den Einsatz in Back-Office-Tätigkeiten und unterstützt verschiedene Aufgaben wie das Sammeln, Sortieren oder Analysieren von verschiedenen Daten innerhalb eines Unternehmens. 

Teilautomatisierte Prozesse behandeln eine Interaktion zwischen Bot und Mensch. Der Software Roboter fungiert hier als digitaler Assistent, der den Mitarbeitenden durch die Ausführung standardisierter Aufgaben unterstützt. Das Handeln des Bots wird durch vorab definierte Ereignisse, Befehle oder Handlungen des Mitarbeiters initiiert. Diese Art der Automatisierung unterstützt den Mitarbeitenden insofern, als dieser sich auf analytische Aufgaben oder mögliche Prozesslücken fokussieren kann und dort qualitative Arbeit leisten kann. Das Aufgabengebiet beinhaltet Datenbankabfragen, das Zusammenfassen von Informationen oder das Ausfüllen von Formularen. 

Grundsätzlich hat die Vollautomatisierung eine komplette Reduktion respektive die Minimalisierung des menschlichen Kontakts mit dem Prozess zum Ziel. Im Gegensatz dazu steht bei der Teilautomatisierung die Zusammenarbeit und die Unterstützung zwischen Mensch und Bot im Vordergrund. 

Anwendungsgebiete – Nutzung von RPA

RPA findet vorzugsweise Einsatz bei einfach zu automatisierenden Prozessen, deren Automatisierung gleichzeitig einen hohen Nutzen mit sich bringt. Prozesse mit enormem Nutzen durch Automatisierung zeichnen sich insbesondere durch ein großes Einsparungspotenzial von Kosten und/oder einer Qualitätsverbesserung aus. 

Ist ein Prozess von einer hohen Anzahl an repetitiven Tätigkeiten und manuellem Zeitaufwand gekennzeichnet, besteht eine große Chance, Kosteneinsparungen durch RPA zu erzielen. Eine Qualitätsverbesserung lässt sich speziell bei Prozessen erzielen, die eine Form hohen manuellen Aufwandes, lange Durchlaufzeiten und lange Liegezeiten aufweisen. 

Branchen, die eine hohe Anzahl an repetitiven Tätigkeiten aufweisen, machen sich vorzugsweise Robotic Process Automation zu Nutzen. Hierzu zählen unter anderem das Gesundheitswesen, Versicherungen, das Finanzwesen, die Telekommunikation, Transport und Logistik oder auch die Energiewirtschaft.

Gesundheitswesen

Im Rahmen des Gesundheitswesens werden vornehmlich Abrechnungs- und Verwaltungsprozesse automatisiert, sodass für Ärzte mehr Zeit für deren Patienten geschaffen wird. Außerdem wird die Qualität der Pflege durch eine effizientere Auswertung der Patientendaten gewährleistet. 

Versicherungswesen

RPA kommt bei Versicherungen vorwiegend bei klar strukturierten Prozessen zum Tragen. Hierzu zählen der Versand von Versicherungsbestätigungen, Online-Neuanmeldungen, Adressänderungen, die Kalkulation von Beiträgen, das Schließen von Verträgen oder Daueraufträge anlegen.

Finanzwesen

Der Finanzsektor macht sich RPA, ähnlich wie das Gesundheitswesen, zum Vorteil. Es wird vorzugsweise eine effiziente Pflege von Stammdaten, die Abwicklung von Finanzprozessen, die Erstellung von Rechnung und Kündigungen durchgeführt. Durch diese Automatisierung können sich die Mitarbeitenden auf neue, regulatorischen Aufgaben konzentrieren.

Telekommunikation

Telekommunikationsunternehmen setzen bei RPA ihren Fokus auf die Automatisierung des Kundenservices. Dafür geeignete Prozesse sind unter anderem Kundenanfragen, automatisierte Störungsmeldungen, Bestellungen oder Anfragen von neuen Kunden dar. Die in diesem Bereich führt erneut zu einer Entlastung der Kunden und gleichzeitig zu einer verbesserten Kundenpflege.

Transport & Logistik

Im Bereich von Transport und Logistik kann durch Robotic Process Automation sowohl die Effizienz des Betriebs als auch seine Skaleneffekte verbessern. Backoffice Tätigkeiten, wie Lagerbestandsplanung, Erfassung von Aufträgen, Pflege von Kundendaten, sind das Ziel der Automatisierung. Außerdem besteht die Möglichkeit, den Zugang zu Abrechnungsfirmen und Logistikpartnern zu automatisieren und dadurch zu erleichtern.

Energiewirtschaft

Die Energiewirtschaft automatisiert die Verarbeitung von Zählerständen, die Anpassungen der Tarife, Eingänge von Zahlungen und die Neukundenaufnahme. Robotic Process Automation führt zu mehr Transparenz und ermöglicht die Bearbeitung höherer Volumina.

Aufgaben und Anwendungsbeispiele für Robotic Process Automation 

Robotic Process Automation kommt typischerweise bei stark repetitiven Aufgaben zum Einsatz, etwa der Abfrage von Kundendaten, der Pflege und Verwaltung von Rechnungen und Kundendaten oder der Aktualisierung von Statusmeldungen. Grundsätzlich werden idealerweise viele Routinetätigkeiten automatisiert und von Bots bearbeitet. Eine Auswahl klassischer RPA-Aufgaben lautet wie folgt:

• Strukturieren, verschieben, kopieren und einfügen von Daten,
• WENN-DANN-Befehle durchführen,
• Formulare ausfüllen,
• Berechnungen durchführen,
• Dateien aus unterschiedlichen Systemen auslesen,
• Strukturierte Dokumente lesen und erkennen,
• Erstellen von Reports,
• Öffnen, weiterleiten und sortieren von E-Mails, sowie deren Weiterleitung,
• Zugriff auf Webseiten und soziale Medien,
• Datenpflege in ERP- und CRM-Systemen,
• Dispatching und Ticketbearbeitung,
• Verarbeitung von Daten aus dem Internet.

In Unternehmen erhält RPA Einzug für unterschiedliche Anwendungen. Die Durchführung von repetitiven Arbeitsschritten findet überall dort statt, wo Mitarbeitende Daten transferieren oder standardisiert konvertieren. Außerdem können mithilfe von Robotic Process Automation bisher nicht verbundene Schnittstellen hergestellt werden und dadurch Daten automatisiert transferiert werden. Reports werden durch die automatische Durchsuchung und Analyse von diverse Daten benutzerfreundlich aufgebaut. 

Des Weiteren ermöglicht RPA die automatisierte Konvertierung von einem „alten“ in ein „neues“ Forma nach der Einführung neuer Systeme. Robotic Process Automation eignet sich in der Anwendung perfekt dazu, große Datenmengen zu überprüfen. Dadurch können die Datensätze auf Missstände untersucht, analysiert, gegebenenfalls korrigiert oder an Mitarbeitenden weitergeleitet werden. 

Eine Automatisierung von Prozessen vereinfacht zudem die Suche und gegebenenfalls das Löschen von sensiblen Daten unter Einhaltung von Compliance Anforderungen. RPA wird in Anwendungsfällen oft für Ad-hoc-Abfragen verwendet. Dieses Anwendungsbeispiel findet sich im Regelfall bei CC-Agents wieder, die Abfragen in vordefinierten Systemen beantworten.

Abgrenzung zwischen RPA und traditioneller Prozessautomatisierung (BPA)

Die traditionelle Prozessautomatisierung wird in der Regel als Business Process Automation (BPA) bezeichnet. Es handelt sich dabei klassischerweise um eine automatisierte Auslagerung von Geschäftsprozessen. 

Grundsätzlich ist das ausgegebene Ziel eine Reduktion der Humanressource, was eine Einsparung von Kosten zur Folge hat. BPA konzentriert sich darauf, Kernaufgaben eines Unternehmens zu restrukturieren, sodass das Tagesgeschäft effizienter gestaltet werden kann. Business Process Automation setzt alles daran, Prozesse zu beschleunigen und die Durchführungszeit zu verkürzen. Die konkrete Analyse der Prozesse und die darin investierte Zeit bietet einen langfristigen Mehrwert für Unternehmen. Dadurch lassen sich Workflows aufbauen, die effektives und effizientes Arbeiten fördern. 

BPA und RPA grenzen sich dahin gehend ab, dass BPA in seiner Definition einen Fokus auf die Optimierung bestehender Prozesse setzt. Nicht funktionierende oder langsame Prozesse sollen neu aufgesetzt und effizienter gestaltet werden. RPA hingegen behandelt die Programmierung eines Software-Roboters (Bot). Dieser agiert innerhalb des Prozesses als digitaler Mitarbeitender und sorgt für einen beschleunigten und kosteneffizienten Durchlaufprozess. 

Im Vergleich zu BPA versucht RPA nicht fehlerhafte Prozesse zu automatisieren, sondern manuelle Tätigkeiten zu reduzieren und die generelle Arbeit effizienter zu gestalten. Unternehmen, die keine Restrukturierung ihrer Prozesse planen, sollten sich eher mit dem Thema RPA beschäftigen. 

Grundsätzlich fördert die interne Kommunikation den Erfolg von Robotic Process Automation, da den Mitarbeitenden dadurch die Vorteile einer solchen Installation näher gebracht werden kann. Das verhindert eine negative Einstellung gegenüber der Thematik und unterstützt eine schnellere Adaption der Technologie innerhalb des Unternehmens. 

Ziele von Robotic Process Automation

Die Ziele bei der Einführung von Robotic Process Automation sind grundsätzlich die gleichen wie beim Einsatz von Robotern in der Produktion. Die wesentlichen vier Punkte sind die Qualität (Prozess und Arbeitsergebnisse), Produktivität (Leistungsfähigkeit), Flexibilität (Skalierbarkeit und Kapazität) und Sicherheit (Compliance).

Der Einsatz von RPA und die damit verbundene Nutzung von Bots behebt mögliche Fehlerquellen des Faktors Mensch. Dadurch wird eine gleichbleibende, reproduzierbare Qualität der Prozesse und der Arbeitsergebnisse garantiert und sichergestellt.

Im Vergleich zum Menschen können Bots standardisierte Aufgaben schneller und sorgfältiger lösen, wodurch sich die Produktivität erhöht. Die optimierte Bearbeitungsgeschwindigkeit und vor allem die dauerhafte Verfügbarkeit der Bots reduzieren die Reaktions-, Durchlauf- und Bearbeitungszeit von Arbeitsaufgaben deutlich und erhöhen somit die Kapazität. Diese lässt sich mithilfe von RPA auch in schwachen Perioden an die veränderten Gegebenheiten anpassen. 

Robotic Process Automation verfolgt das Ziel, monotone Tätigkeiten für den Menschen zu reduzieren. Zudem können dadurch Compliance- und Sicherheitsvorschriften bei der Verarbeitung von Informationen und Daten leichter eingehalten werden.

In der „Global Outsourcing Survey“ von Deloitte aus dem Jahr 2018 sind die fünf wichtigsten Ziele von über 500 amerikanischen Managern in Bezug auf die Implementierung von RPA angegeben. Ganze 62 % der Befragten erhoffen sich eine Verbesserung der Leistungsfähigkeit, während 59 % eine verbesserte Schnelligkeit durch RPA erwarten. In etwa die Hälfte der Befragten erhoffen sich eine geringere Fehleranfälligkeit (53 %), eine verbesserte Rationalisierung bestehender Prozesse (52 %) und einen Zugang zu neuen Technologien (51 %). 

Vorteile und Nachteile (Herausforderungen) von RPA

Vorteile von RPA

Die Implementierung von RPA in den Geschäftsalltag weist zahlreiche und vielseitige Vorteile auf:

• Effizienzsteigerung & Kostenersparnis: Der Vorteil der Effizienzsteigerung basiert auf der Rationalisierung von Workflows und die dadurch reduzierte Reaktionszeit. Prozesse werden schneller durchgeführt, wodurch die Produktivität steigt und Kosten sinken.
• Verbesserung der Datenqualität: Eine Verbesserung der Datenqualität wird durch die gegebene Transparenz und Konsistenz ermöglicht, die Bots bei der Bearbeitung von Datensätzen zu wahren imstande sind. Infolgedessen werden Arbeitsschritte gespeichert und protokolliert, um so Governance Vorschriften einzuhalten.
• Fehlerreduktion: Durch die Einführung von RPA und die dadurch resultierende Implementierung von Servicerobotern wird die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet, menschliche Fehler werden reduziert. Daraus folgt ein erhöhter Compliance-Grad und die Reduzierung von Betrugsrisiken. 
• Verbesserung des Kundenservice: Der Kundenservice von Unternehmen erfährt ein höheres Ansehen, da Mitarbeitenden durch den Einsatz von RPA mehr Kapazität für die tatsächliche Interaktion mit Kunden zur Verfügung steht.
• Erhöhte Mitarbeiterzufriedenheit: Software Bots nehmen den Mitarbeitenden zeitintensive, repetitive Aufgaben ab. Infolgedessen haben diese mehr Zeit, um einen intensiveren Kundenaustausch zu führen und strategisch wertvolle Aufgaben zu bearbeiten. Ein gesteigertes Commitment gegenüber dem Unternehmen und das Gefühl einer gesteigerten Wertschätzung sind die Folge.
• Einfache Integration: Fachabteilungen sind in der Lage, RPA selbstständig zu implementieren, da keine neue Software notwendig ist. Zusätzlich werden keine speziellen Programmierkenntnisse beansprucht, wodurch sich RPA sehr einfach in die Systemlandschaft integrieren. 
• Bessere Skalierbarkeit & Erweiterungsmöglichkeit: Die Automatisierung durch RPA ist stark skalierbar und das notwendige Arbeitsvolumen lässt sich je nach Bedarf anpassen. Des Weiteren besteht die Chance, dass man Robotic Process Automation mit einer KI verbindet, wodurch sich auch nicht standardisierte Prozesse automatisieren lassen.

Nachteile von RPA

Mit Robotic Process Automation geht eine beträchtliche Anzahl an Vorteilen einher, dennoch sind auch gewisse Herausforderungen und Nachteile bekannt. 

• Komplexe, unstrukturierte Prozesse: Zum einen ist RPA für komplexe, unstrukturierte Prozesse weniger geeignet. Diese lassen sich schwer mit Regel und Arbeitsschritten abbilden und lassen sich somit nicht mit RPA verbinden. 
• Neukonfiguration von Bots: Die Software Roboter müssen teilweise neu konfiguriert werden, sobald es zu einer Änderung in der genutzten Systemlandschaft kommt. Daher erweist sich RPA bisweilen als unflexibel. Eine durchgehende Beobachtung und gegebenenfalls manuelle Anpassung der Bots sind notwendig.
• Mehrdeutige Entscheidungssituationen: Die Arbeit der Roboter mit WENN-DANN-Befehlen ist für lineare Prozesse von Vorteil, doch sollte eine zweideutige Entscheidungssituation aufkommen, kann es zu zweifelhaften Entscheidungen kommen. Sind Prozesse nicht ausreichend aufgenommen oder Ausnahmen nicht ordentlich definiert, die richtige Entscheidung zu treffen. Das macht RPA für einfache, in einer linearen Beziehung zueinander stehenden Kriterien nützlich. Probleme gibt es allerdings bei komplexeren Situationen.

RPA Software & Tools

Automation Anywhere

Automation Anywhere gehört mit zu den führenden RPA-Software-Anbietern und eignet sich insbesondere für mittlere bis große Unternehmen. Die Softwarelösung bietet sowohl alle wichtigen RPA-Funktionen, als auch einen On-premise- und Cloud-Service an. 

Die Zielgruppe dieser Lösung stellen Unternehmen aus Gesundheits-, Pharmazie- und Finanzbranche dar. Mit Automation Anywhere können Unternehmen Nutzerinteraktionen aufzeichnen und in Workflows umwandeln. Des Weiteren beeindruckt die RPA-Software mit einem benutzerfreundlichen Drag-and-Drop-Ansatz, Echtzeit Berichten und vertiefenden Analysemöglichkeiten.

Automation Anywhere wird als die intuitivste Lösung am Markt angepriesen. Es sind über 500 vorkonfigurierte Bots vorhanden. Außerdem gilt die Software als sehr sicher. Zusätzlich werden Kunden in dem vorhandenen Ökosystem (A+) bei der Konfiguration von Software-Robotern unterstützt. 

Zur Automation Anywhere

Blue Prism

Blue Prism gilt als einer der Pioniere im Bereich von RPA-Lösungen. Das Unternehmen gilt als eines der sichersten und vertrauenswürdigsten Lösungen am Markt. Die Zielgruppe von Blue Prism stellen der öffentliche Bereich und Großkonzerne dar. 

Blue Prism stellt alle RPA-Kernfunktionen bereit und unterstützt alle Arten von Anwendungen und Plattformen. Den Benutzern werden gründliche Überwachungsprotokolle zur Verfügung gestellt und die Lösung fördert die Nutzung interner und externer Verschlüsselungs- und Entschlüsselungscodes. Im Vergleich zu anderen Lösungen setzt diese Lösung trotz aller Benutzerfreundlichkeit ein gewisses Maß an Programmierkenntnissen voraus. Mittlere bis große Unternehmen sind für diese Art von RPA-Lösung perfekt geeignet. 

Derweil lassen sich keine Aufzeichnungen von Prozessen durchführen. Workflows  müssen daher eigenständig erfasst werden. Die Vorteile dieser Lösungen stellen vorwiegend die Sicherheit, Verschlüsselung und Stabilität dar.

Zu Blue Prism

Microsoft Power Automate

Microsoft Power Automate ist Teil der Microsoft-Power Plattform und unterstützt Unternehmen bei Business-Intelligence-Reportings, virtuellen Agenten und bei der Kreation von Apps. Diese Lösung unterstützt vorwiegend die Automatisierung verschiedener gängiger Prozesse in Windows 10 und fokussiert sich auf diese. Außerdem lässt sich Microsoft Power Automate unternehmensweit und umfassend einsetzen.

Die Benutzeroberfläche ist einfach zu bedienen und ermöglicht es dem User, Arbeitsabläufe zu verfolgen und in eine automatisierte, modifizierbare Routine zu verwandeln. Dabei wird zwischen attended und unattended Prozessen unterschieden. Power Advisor, ein zusätzliches Tool, sorgt dafür, dass Performance Statistiken erfasst und mögliche Engpässe erkannt werden.

Zu Microsoft Power Automate

UIPath

UIPath gilt als einer der bekanntesten RPA Anbieter auf dem Markt. Geeignet ist diese Softwarelösung für Unternehmen unabhängig von Größe, um Prozesse jeder Art zu automatisieren. 

Die Lösung verfügt über eine kostenlose und eine kostenpflichtige Version. Mithilfe der kostenlosen Version ist es Unternehmen möglich, standardisierte Prozesse zu automatisieren. Die kostenpflichtige Lösung beinhaltet zusätzlich kognitive Funktionen, die ein erweitertes Arbeitsspektrum abdecken. 

Alles in allem überzeugt UiPath mit einer intuitiven Bedienbarkeit durch Drag-and-Drop. Die Roboter lassen sich durch die hervorragende Strukturierung schnell und einfach einarbeiten. Drittanbietern ist es durch das Shared-Service-Angebot möglich, eigene Komponenten zu entwickeln und zur Verfügung zu stellen. Die Community mit über 300.000 Mitgliedern und die einfache Bedienbarkeit macht UIPath zu einem der führenden Anbieter für SAP-Prozessen. 

Zu UIPath

Fazit und Bezug zur clous GmbH

Robotic Process Automation eignet sich als fantastische Lösung, um repetitive Aufgaben und Prozesse zu automatisieren und diese schneller und effizienter durchzuführen. 

RPA als Technologie ist die einfachste und kostengünstigste Stufe der Automatisierung und eignet sich für IT-gestützte Geschäftsprozesse, die repetitiv und regelbasiert sind. Des Weiteren müssen die verwendeten Daten strukturiert vorliegen. Die Vorteile des Einsatzes reichen von einer Kostenreduktion, eine Geschwindigkeitssteigerung bis hin zur Qualitätssteigerung. 

Sobald die Prozesse komplexer werden und die Daten unstrukturiert vorliegen, stößt RPA allerdings an seine Grenzen. Dies ist im Engineering oft der Fall, weswegen RPA in diesem Bereich noch keinen weitreichenden Einsatz findet. 

Wir bei clous erweitern den Handlungsspielraum von RPA um den kognitiven Aspekt. Dieser wird entweder durch Menschen oder auf Basis von Machine Learning eingebracht. Damit ist clous in der Lage, auch komplexe Prozesse zu automatisieren. Darunter fallen unter anderem Machbarkeitsanalysen, Kalkulationen, CAD-Konstruktionen und die Erstellung von 2D-Ableitungen.

Der betriebswirtschaftliche Nutzen von softwarebasierten Automatisierungen hängt primär von der Anzahl geeigneter Prozesse eines Unternehmens ab. Hier gilt es durch eine strukturierte Analyse mit geeigneten Parametern (bspw. regelbasiert, Volumen, Anfälligkeit für menschliche Fehler etc.) die Prozesse zu identifizieren, für die sich eine Implementierung lohnt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Robotic Process Automation 

Was versteht man unter RPA?

Bei Robotic Process Automation (RPA) handelt es sich um eine Softwarelösung, die Back- und Frontoffice-Prozesse automatisiert. Dabei führen sogenannte Software Roboter (Bots) die automatisierten Prozesse durch. Die Bots imitieren dabei den menschlichen Umgang mit Arbeitsschritten, Computern, Anwendungen und Prozessen und fungieren im Prinzip als optimierte Arbeitskraft für repetitive und standardisierte Tätigkeiten.

Wie funktioniert Robotic Process Automation?

RPA ahmt das menschliche Arbeitsverhalten nach. Bots übernehmen Aufgaben, die davor von Mitarbeiter:innen durchgeführt wurden. Überwiegend handelt es sich routinierte Aufgaben wie etwa Ausfüllen von Formularen. Dadurch können sich die Mitarbeiter:innen auf strategisch wichtigere, qualitative Tätigkeiten konzentrieren.

Wo wird RPA eingesetzt?

Robotic Process Automation wird grundsätzlich für unterschiedliche Aufgaben eingesetzt. Hierbei handelt es sich insbesondere um repetitive, standardisierte Tätigkeiten, wie das Bearbeiten von Bestellungen oder Kundenanfragen, Datenübertragungen, Änderungen von Stammdaten in der Lohnbuchhaltung oder allgemeiner Datenpflege. RPA findet in Branchen wie dem Finanzwesen, Gesundheitswesen, Verwaltung & Logistik oder Telekommunikation Anwendung.

Was sind RPA Bots?

Bei RPA Bots oder sogenannten Software Bots handelt es sich um „digitale Mitarbeiter“ in Form einer Software. Sie führen Tätigkeiten aus, die normalerweise von Menschen ausgeführt werden. Diese RPA Bots agieren sowohl im Front- und Backoffice, unterstützen Mitarbeiter:innen im Alltagsgeschäft und nehmen ihnen wenig anspruchsvolle Aufgaben ab.